Perbedaan Rencana Kerja, Program Kerja dan Program Kegiatan

Dalam menjalankan sebuah organisasi tentunya akan dijumpai istilah rencana kerja, program kerja dan program kegiatan. Sering timbul pertanyaan mengenai perbedaan ketiganya. Bagi orang awam atau seseorang yang baru belajar berorganisasi akan beranggapan bahwa program kerja adalah program kegiatan, sebagai contoh ada seorang anak yang ikut organisasi Pramuka di suatu gugusdepan dan menjabat sebagai Dewan Ambalan di gugusdepan tersebut, kemudian ditanya tentang program kerja tahun ini, maka jawabannya adalah Dianpinsat, Jota Joti, Kemah Orientasi, LPK, dan lain-lain. Bagi seseorang yang mengerti tentang perbedaan rencana kerja, program kerja dan program kegiatan maka orang tersebut akan menjawab itu bukan program kerja tapi program kegiatan. Jika anda masih belum mengerti, ada contoh yang lain.

Sebelum membuat rencana kerja perlu diketahui terlebih dahulu tujuan dari organisasi yang dibentuk, baru setelah itu dapat membuat dan menentukan rencana kerja, program kerja dan program kegiatan. Hal ini dilakukan karena rencana kerja berhubungan dengan hal-hal yang akan dicapai oleh sebuah organisasi dan usaha-usaha apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Rencana kerja dibuat untuk kurun waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, bisa dilaksanakan dalam kurun waktu  1 tahun, 2 tahun, 3 tahun dan seterusnya bergantung masa bakti kepengurusan dalam organisasi. Berikut ini sebagai contohnya rencana kerja kurun waktu 5 tahun, kemudian dari kurun waktu 5 tahun tersebut dibuat program kerja dengan memecah menjadi pertahun yaitu tahun pertama, kedua, ketiga, keempat sampai tahun kelima. Setelah itu disusun program kegiatan pertahun, untuk memperjelas pernyataan di atas bisa dilihat contoh di bawah ini.

Rencana Kerja: 
Membuat gugusdepan Z menjadi gugusdepan unggul ( 5 tahun )
Program Kerja: 
1. Meningkatkan SDM peserta didik gugusdepan ( tahun pertama )
2. Meningkatkan SDM pembina di gugusdepan ( tahun kedua )
3. Meningkatkan kualitas sarana latihan ( tahun ketiga)
4. Memiliki unit usaha gugusdepan ( tahun keempat )
5. Menjalin kerjasama dengan instansi atau pihak lain di luar gugusdepan ( tahun kelima )
Program Kegiatan:
1.1. Mengadakan pelatihan kepemimpinan
1.2. Penempuhan SKU, SKK dan SPG.
2.1. Mengikutsertakan KMD atau KML bagi pembina yang belum menempuh.
2.2. Mengikuti kursus pengelolaan gugusdepan
3.1. Menambah inventaris peralatan latihan.
3.2. Melakukan perawatan berkala barang inventaris latihan.
4.1. Membuka kedai jual beli perlengkapan Pramuka.
4.2. Membuka persewaan peralatan berkemah.
5.1. Mengadakan kegiatan kompetisi Pramuka dengan mengundang gugusdepan lain.
5.2. Bekerjasama dalam hal sponsorship dengan pihak lain.

Jadi dapat disimpulkan bahwa  secara garis besar rencana kerja dilakukan dalam kurun waktu jangka panjang, program kerja dilakukan dalam kurun waktu jangka menengah sedangkan program kegiatan dilakukan dalam jangka pendek.

Perbedaan Event Organizer ( EO ) dengan Dewan Kerja

Jika anda pernah mendengar kata Event Organizer (EO), maka paling tidak anda lebih kurang mengerti tugas mereka. Event Organizer adalah sebuah organisasi yang bergerak di bidang jasa dan menjadi pelaksana dalam sebuah acara, baik itu acara yang bersifat kecil maupun besar boleh diartikan sebagai pihak ketiga. Event Organizer pada umumnya hanya melaksanakan apa yang diminta oleh klien dan yang terpenting acara tersebut berjalan lancar sesuai yang dikehendaki oleh klien selebihnya bukan menjadi urusan EO.  Adapun acara yang biasanya menjadi langganan EO dan sering dijumpai adalah konser musik, pameran, bazar dan lain-lain. Mereka bersifat profesional dalam artian setelah menjalankan pekerjaannya dan selesai acara mereka akan mendapat upah dari klien sebagai penyelenggara acara.

Bagi anda yang memang Pramuka banget, tentu tidak asing dengan kata Dewan Kerja. Perlu diketahui bersama bahwa Dewan Kerja memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama dengan EO ketika di lapangan baik dalam hal perencanaan, pelaksanaan, sampai evaluasi, namun Dewan Kerja bukan sekedar Event Organizer. Secara arti Dewan Kerja merupakan wadah pembinaan dan kader dari Kwartir yang beranggotakan Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega yang berada di sekitar kwartirnya. Dewan kerja tidak hanya menjadi pelaksana sebuah acara tetapi sebagai perencana, pengorganisasi, penggerak, pengawas, dan pengevaluasi. Disamping itu Dewan Kerja memiliki sifat volunteer, artinya bersifat sukarela, setelah selesai melaksanakan suatu kegiatan mereka tidak akan mendapatkan imbalan namun hanya uang lelah sebagai pengganti transport menuju lokasi kegiatan.

Kesimpulan yang bisa diambil dari penjelasan di atas terkait perbedaan Event Organizer dengan Dewan Kerja adalah:

1. EO bersifat profesional sedangkan Dewan Kerja bersifat volunteer atau relawan
2. EO menerima upah setelah bekerja sedangkan Dewan Kerja hanya uang lelah.

Demikian sedikit pengetahuan yang bisa saya bagi dalam artikel ini

Tips Mempertahankan Anggota Dalam Organisasi

Sering dalam sebuah organisasi pada awal kepengurusan jumlah anggota yang aktif banyak tetapi lama-kelamaan jumlahnya semakin berkurang. Hal tersebut memang umum terjadi karena proses seleksi alam. Pada prinsipnya semua kembali kepada pribadi masing-masing orang yang berkomitmen dalam organisasi tersebut, namun bisa juga dari faktor-faktor lain seperti kenyamanan dalam organisasi, rasa kekeluargaan, rasa saling memiliki, faktor keluarga, pekerjaan, study dan lain-lain. Dari sekian hal tersebut yang perlu dipikirkan adalah bagaimana menjaga agar keanggotaan dalam organisasi bertahan sampai akhir masa bakti kepengurusan. Ada banyak cara untuk mempertahankan anggota dalam suatu organisasi, namun beberapa cara berikut ini mungkin bisa mambantu anda:

1. Sering-seringlah keluar bersama anggota anda dan jalin kedekatan melalui pendekatan perut ( makan-makan, wisata kuliner, dll ) atau pendekatan kaki ( jalan-jalan di mall, wana wisata, dll ) 

2. Jalin komunikasi yang intensif melalui telepon atau SMS meskipun hanya sekedar menanyakan kabar.

3. Silaturrahmi dengan anggota keluarga yaitu mendatangi rumah anggota organisasi anda sehingga akan menimbulkan nuasa satu keluarga bukan sebatas organisasi saja.

4. Sediakan waktu khusus untuk refreshing atau wisata untuk bersenang-senang bersama anggota di organisasi anda dan perlu diingat jangan sampai ada yang membahas masalah organisasi, sehingga akan memunculkan rasa kedekatan dan kekeluargaan dan melupakan sejenak urusan organisasi.

5. Hindari kata-kata yang mengandung makna negatif saat berdiskusi atau rapat. contoh sederhana jika dalam sebuah rapat ada yang mengajukan usul dan usulnya kurang bagus maka jangan berkata dengan menggunakan kalimat " usul kamu kurang bagus " tapi gunakan kalimat " alangkah lebih baik kalau begini" dengan begitu maka akan menimbulkan rasa nyaman di dalam organisasi meskipun hanya rapat.

6. Saat mengevaluasi kegiatan biasanya dalam organisasi selalu menyoroti kekurangan dalam pelaksaan tugas masing-masing bidang namun lupa akan poin pembelajaran yang didapatkan perorangan. Untuk itu rubahlah format evaluasi anda dengan format bahwa evaluasi adalah saatnya selebrasi atau bersenang-senang dengan sedikit pesta dan menanyakan poin pembelajaran yang didapat masing-masing perorangan. 

Melakukan Foundrising Untuk Kegiatan Gugusdepan

Dalam setiap kegiatan tentu membutuhkan biaya. Biaya yang dibutuhkan pun bervariasi, ada yang jumlahnya sedikit dan juga ada yang jumlahnya banyak. Dalam organisasi biasanya sudah disediakan alokasi dana untuk menyelenggarakan kegiatan, namun terkadang alokasi dana yang disediakan masih kurang mencukupi. Sebagian besar orang akan berpendapat untuk mencari sponsor jika memang penyelenggaraan kegiatan tersebut dalam skala yang besar seperti tingkat kota/kabupaten, tingkat propinsi, tingkat nasional ataupun internasional. Namun, bagaimana jika penyelenggaraan kegiatan dalam skala kecil seperti tingkat gugusdepan. Salah satu cara termudah adalah dengan mencari dana sendiri tanpa melalui sponsor dengan cara menjual produk yang dibuat sendiri kepada orang lain dalam bentuk yang bermacam-macam seperti makanan, minuman, kaos dan lain-lain. Kegiatan mencari dana ini sering disebut dengan istilah foundrising. Untuk melakukan foundrising boleh dibilang susah-susah gampang, karena bukan hanya produk saja yang perlu dipertimbangkan melainkan juga sasaran penjualan produk. Berikut ini adalah langkah mudah untuk melakukan foundrising di gugusdepan:

1. Buatlah sebuah acara dengan mengundang anggota Pramuka gugusdepan dan alumni/purna bakti. pastikan anda sudah mendata nama-nama yang akan diundang dan contact person mereka.

2. Jangan lupa buatlah produk yang memiliki daya tarik tinggi contohnya kaos gugusdepan. Untuk sasaran penjualan adalah keluarga besar gugusdepan dan alumni/purna bakti sebagai sasaran utama.. 

3. Promosikan produk anda kepada para alumni/purna bakti melalui media sosial online atau bisa langsung door to door dengan mendatangi rumah mereka jika tidak jauh, biasanya alumni sudah tau kalau ada produk dalam suatu kegiatan apalagi yang bercorak identitas gugusdepan berarti produk tersebut adalah foundrising dari adik-adik Pramuka di gugusdepan.

4. Jual produk tersebut dengan jujur dan harga normal serta tidak terlalu mahal, yang terpenting produk anda laku dan untung. Untuk teknis penjualan bisa anda tentukan sendiri.
5. Jika promosi dan penjualan anda berhasil maka para alumni/purna bakti akan membeli dengan harga yang lebih dari harga yang anda tawarkan. Selamat mencoba....

Catatan: Jangan pernah melupakan alumni/purna bakti dan jangan segan meminta bantuan kepada mereka, karena mereka memiliki pengalaman dan sumber daya manusia yang besar yang tidak akan pernah anda bayangkan sebelumnya.