Cara Menentukan Juri Lomba

Tahap selanjutnya dalam mempersiapkan kegiatan lomba adalah menentukan juri lomba untuk menilai peserta. Juri berperan sangat penting dalam menentukan pemenang lomba. Namun perlu diketahui untuk memunculkan anggapan sebuah lomba berkelas, maka juri yang dihadirkan haruslah memenuhi Kriteria berikut:

a. Kompeten di bidangnya
Alasan mengapa perlu orang yang kompeten adalah agar penilaian lomba bisa benar-benar valid dan sesuai  dengan kriteria yang dilombakan serta nilai yang diberikan kepada peserta benar-benar pas. Juri yang kompeten juga dapat meminimalisir protes dari peserta atau official peserta lomba seandainya ada peserta yang kurang puas dengan hasil penjurian lomba.
Contoh : Lomba tari  tradisional
Juri 1 : Guru seni tari
Juri 2 : Dewan Kesenian
Juri 3 : Penari profesional

b. Berjumlah Ganjil

Juri dalam sebuah perlombaan haruslah berjumlah ganjil dengan jumlah minimal 3 orang. Jika ada yang bertanya mengapa harus ganjil maka jawabannya adalah agar jika terdapat nilai peserta yang sama juri dapat saling memberikan pendapat dan mengambil voting untuk menentukan pemenang. Berbeda halnya jika juri berjumlah genap misalnya dua orang maka akan sulit menentukan pemenang jika kedua juri memiliki pendapat yang berbeda.
Contoh 1 : Lomba tari tradisional ada dua juri dan dua peserta ( tim A & tim B) yang nilainya sama.
Juri 1 :  Tim A = 80 & Tim B = 70
Juri 2 :  Tim A = 70 & Tim B = 80
Total nilai sama-sama 150 namun juri 1 memberi nilai tinggi tim A dan juri 2 memberi nilai tinggi tim B, masing-masing juri punya pertimbangan yang sendiri sehingga nilai sama kuat dan tidak ada yang menang

Contoh 2 : Lomba tari tradisional ada tiga juri dan dua peserta ( tim A & tim B) yang nilainya sama.
Juri 1 : Tim A = 80 & Tim B = 70
Juri 2 : Tim A = 70 & Tim B = 80
Juri 3 : Tim A = 73 & Tim B = 77
Total nilai sama-sama 150 namun juri 1 memberi nilai tinggi tim A, juri 2 dan 3 memberi nilai tinggi tim B, sehingga perbandingan nilai tim A : tim B adalah 1 : 2 dan secara otomatis tim b menjadi pemenang.

Membuat Jadwal Kegiatan Lomba

Jadwal kegiatan dibuat dengan tujuan agar sebuah kegiatan menjadi runtut dan terarah. Untuk membuat jadwal kegiatan lomba pada intinya sama seperti membuat jadwal kegiatan pada umumnya. Mengingat bahwa lomba Pramuka selalu lebih dari satu cabang maka ada beberapa bentuk variasi pembuatannya menyesuaikan berapa hari kegiatan lomba yang akan diselenggarakan. Sebagai contoh kegiatan lomba yang hanya dilaksanakan satu hari menggunakan jadwal yang umum digunakan yaitu mulai dari registrasi peserta sampai penutupan.  Berbeda lagi jika kegiatan lomba dilaksanakan dua hari atau lebih dan lomba terdiri banyak cabang maka jadwal bisa dibuat menggunakan bentuk yang berbeda sebagaimana contoh di bawah ini.

Jadwal umum yang dibuat hanya mencantumkan secara garis besar waktu kegiatan dan tidak mendetail. Detail kegiatan dijabarkan dalam bentuk essay atau bentuk rotasi menggunakan matrik kegiatan.

Membentuk Susunan Kepanitiaan Kegiatan

Sebuah kegiatan tidak mungkin akan terjadi sesuatu hal yang sama termasuk juga dalam urusan kepanitian. Penentuan susunan kepanitiaan bergantung dari jenis kegiatan apa yang akan dilaksanakan. Contoh mudah kegiatan pelatihan kepemimpinan berbeda dengan kegiatan lomba. Kegiatan pelatihan membutuhkan jumlah panitia lebih sedikit dibandingkan dengan kegiatan lomba. Membentuk sebuah kepanitiaan haruslah disesuaikan dengan kebutuhan sehingga orang-orang yang menjadi panitia dapat menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing.

Dalam dunia kepramukaan terdapat dua kepanitian yaitu Panitia Penyelenggara dan Panitia Pelaksana. Kedua panitia ini memiliki tugas yang berbeda meskipun dalam satu susunan kepanitiaan. Panitia Penyelenggara biasanya terdiri dari Pimpinan Kwartir yang bertugas memberikan dukungan terhadap kegiatan karena memiliki pengaruh besar terhadap publik dan relasi yang kuat dengan pihak lain di luar Pramuka. Adapun tingkatan panitia penyelenggara ini disesuaikan dengan tingkat level kegiatannya apakah tingkat nasional, daerah, cabang, ranting atau gugusdepan. Sebagai contoh jika kegiatan level nasional maka panitia penyelenggara adalah pimpinan Kwartir Nasional begitupun yang ada di tingkat Kwartir Daerah, Kwartir Cabang, Kwartir Ranting dan Gugusdepan.

Cara Menentukan Tanggal Kegiatan

Menentukan tanggal kegiatan merupakan langkah awal dalam merencanakan kegiatan lomba. Untuk menentukan tanggal kegiatan bisa dikatakan susah-susah gampang. Mengapa dikatakan demikian karena jika salah dalam memilih tanggal bisa berakibat sebuah kegiatan diundur dari rencana semula atau bahkan bisa gagal dilaksanakan. Penentuan tanggal merupakan langkah pertama atau langkah awal dalam memulai sebuah kegiatan. Jika belum menentukan tanggal tersebut maka dapat dipastikan tidak akan dapat mengerjakan langkah selanjutnya. 

Penentuan tanggal dapat mempengaruhi semua pihak yang akan terlibat dalam kegiatan baik sebagai panitia, peserta maupun sebagai pendukung kegiatan. Untuk menentukan tanggal kegiatan khususnya bagi Pramuka anggota muda usia 7-25 tahun, maka perlu melihat kalender besar pendidikan. Kalender pendidikan setiap tahun tidaklah sama. Dalam melihat kalender pendidikan pastikan untuk melihat kelender di tahun yang sama dengan tahun dimana akan malaksanakan kegiatan.  Hal ini dimaksudkan agar tanggal kegiatan yang dibuat tidak keliru atau bertabrakan dengan kalender pendidikan seperti Ujian Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS), Hari libur nasional dan lain-lain. Jika sudah melihat dan mengetahui kelender pendidikan maka bisa dilihat kapan waktu belajar, kapan waktu ujian dan kapan libur pelajar.

Melihat kalender pendidikan sangat membantu dalam kelancaran kegiatan yang akan dilaksanakan, salah satunya adalah terkait jumlah peserta yang akan mengikuti kegiatan, jika dilaksanakan pada waktu liburan sekolah maka jumlah peserta akan memungkinkan lebih banyak dibandingkan dengan hari-hari efektif sekolah mengingat sebagian besar anggota Gerakan Pramuka adalah pelajar dan memiliki gugusdepan yang berpangkalan di lembaga pendidikan formal. 

Setelah selesai menentukan tanggal selanjutnya cek kembali tanggal tersebut apakah ada acara lain di sekolah seperti kegiatan tengah semester atau akhir semester. Selain itu cek juga apakah di tanggal yang sudah ditentukan dalam perencanaan ada acara lain di luar sekolah yang dilaksankan oleh pihak lain yang dapat mempengaruhi jumlah peserta mengingat peserta merupakan bagian paling vital dalam kegiatan. Jika memang ada acara lain di tanggal yang sama sehingga bertabrakan dengan tanggal kegiatan lomba yang direncanakan maka mau tidak mau harus mengganti tanggal pelaksanaan tersebut agar kegiatan dapat berjalan lebih baik dan jumlah peserta maksimal sesuai perencanaan.

Membentuk Tim Kelompok Kerja ( Pokja ) Kegiatan

Membentuk Kelompok Kerja (Pokja)

Kelompok kerja atau biasa yang disebut Pokja merupakan tim yang terdiri dari sekelompok orang yang bertugas untuk memikirkan, merencanakan, mematangkan, mengawasi sekaligus mengevaluasi kegiatan baik secara konsepsional maupun teknis pelaksanaan. Pembentukan Pokja sebelum kegiatan dapat ditemui di tingkat Kwartir, namun jika turun sampai gugusdepan pembentukan Pokja jarang ditemui, bisa dikarenakan beberapa alasan antara lain
1. Belum mengetahui apa itu Pokja dan seberapa penting fungsi Pokja.
2. Kegiatan di gugusdepan berskala kecil jadi tidak perlu adanya pembentykan Pokja.

Untuk membentuk Pokja bisa beranggotakan siapa saja bukan hanya anggota Pramuka. Dalam pembentukan pokja tidak boleh baper alias bawa perasaan. Perasaan yang dimaksud adalah rasa suka dan tidak suka terhadap seseorang yang akan direkrut menjadi Pokja, contoh saya mengajak si A menjadi tim Pokja daripada si B karena saya suka dengan si A daripada si B. Jika sampai terjadi maka dapat menimbulkan ketidakcocokan terhadap ide-ide yang disampaikan si B dan berakibat konsep kegiatan tidak selesai.

Bagaimana cara membentuk tum Pokja? Untuk membentuk tim pokja bisa dilihat di bawah ini.
1. Perhatikan lebih dahulu Pokja apa yang akan dibentuk karena komposisi dan jumlah pokja juga akan berbeda. Contoh Pokja kegiatan jambore, Pokja latihan pengembangan kepemimpinan, Pokja Raimuna, Pokja kursus pengelola dewan kerja dan lain-lain
2.  Jumlah tim pokja boleh berapapun dan tidak ada batasan secara khusus namun jangan terlalu banyak karena jika terlalu banyak maka semakin banyak pula ide yang keluar dan malah akan menghambat proses perencanaan kegiatan. Perkiraan jumlah pokja bisa antara 5 sampai 10 orang disesuaikan dengan kebutuhan.
3. Memiliki kompetensi di bidangnya sesuai kebutuhan kegiatan. Sebagai contoh akan mengadakan lomba tari maka tim pokja alangkah baiknya ada orang seni yang mengerti secara detail bidang kesenian.